Nie zgubisz już ani jednego urządzenia – kontrola zasobów z pomocą Zebra

Problem: Chaos w zarządzaniu sprzętem i zasobami

W wielu firmach proces wypożyczania, przyjmowania i zwracania sprzętu opiera się na arkuszach Excel, wiadomościach e-mail lub – co gorsza – ustnych ustaleniach. W efekcie trudno jednoznacznie powiedzieć, gdzie aktualnie znajduje się dany przedmiot, kto go używa i kiedy powinien zostać zwrócony. Gdy zasobów są dziesiątki, a czasem setki – chaos narasta.

Brak kontroli nad zasobami to nie tylko problem organizacyjny, ale przede wszystkim finansowy. Zgubiony lub uszkodzony sprzęt to realne straty, których można by uniknąć, mając lepszy nadzór. Co więcej, w takich warunkach trudno planować wykorzystanie zasobów – bo nigdy nie wiadomo, co jest dostępne, a co „w obiegu”.

Kolejnym problemem jest odpowiedzialność. W sytuacji, gdy firma nie ma przejrzystej ewidencji, trudno wskazać, kto był ostatnim użytkownikiem urządzenia. To prowadzi do wewnętrznych napięć, unikania odpowiedzialności i marnowania czasu na ustalanie faktów.

W praktyce wiele firm próbuje sobie radzić, tworząc ręczne rejestry, drukując listy i prosząc pracowników o podpisy. To jednak generuje dodatkową biurokrację, nie daje gwarancji rzetelności i wprowadza kolejne punkty awarii. Zamiast wspierać efektywność – system staje się źródłem problemów.

Co ważne, problem dotyczy nie tylko firm rentalowych. Z podobnymi trudnościami borykają się też zespoły serwisowe, produkcyjne i logistyczne, które korzystają ze wspólnych narzędzi, pojazdów czy urządzeń testowych. Brak cyfrowego śladu powoduje, że nikt nie wie, gdzie są i w jakim stanie.

Rozwiązanie: Systemy Auto ID i RFID od Zebra Technologies

Rozwiązanie problemu jest prostsze, niż mogłoby się wydawać – wystarczy zautomatyzować proces śledzenia zasobów. Dzięki technologii Zebra, opartej o czytniki kodów kreskowych, etykiety i RFID, możliwe jest przypisanie unikalnego identyfikatora do każdego elementu majątku – od laptopa, przez projektor, aż po wkrętarkę.

Wdrożony przez MANUCO system pozwala błyskawicznie zeskanować sprzęt przy wydaniu, przypisać go konkretnemu użytkownikowi i ustawić termin zwrotu. Cały proces trwa kilka sekund, a dane trafiają od razu do cyfrowego rejestru, który jest dostępny dla uprawnionych osób z poziomu komputera lub aplikacji mobilnej.

Przy zwrocie wystarczy ponownie zeskanować kod kreskowy, a system automatycznie oznacza urządzenie jako dostępne. Jeśli sprzęt nie wróci na czas – system wysyła automatyczne powiadomienia przypominające. Możliwe jest też generowanie raportów, które pokazują historię użycia, częstotliwość awarii, poziom wykorzystania zasobu w czasie.

W jednym z projektów dla firmy techniczno-eventowej stworzyliśmy system, który objął ponad 300 urządzeń – od statywów po tablety. Przed wdrożeniem zdarzało się, że po zakończeniu eventu brakowało kilku drobnych, ale kosztownych elementów. Dziś każda sztuka jest rejestrowana, a firma ma pełną historię wypożyczeń. Liczba zagubionych sprzętów spadła do zera, a czas potrzebny na przygotowanie ekwipunku do wyjazdu skrócił się o ponad połowę.

Technologie Zebra pozwalają również na zastosowanie etykiet RFID, które umożliwiają odczytanie wielu zasobów jednocześnie – bez konieczności skanowania każdego z osobna. To szczególnie przydatne w sytuacjach masowych zwrotów lub szybkich inwentaryzacji.

Dlaczego Zebra Technologies?

• Sprzęt przemysłowy klasy premium – odporny na kurz, upadki, niskie i wysokie temperatury.
• Szeroki wybór urządzeń – od prostych skanerów po mobilne komputery z systemem Android.
• RFID i kody kreskowe – rozwiązania dopasowane do różnych scenariuszy użycia.
• Bezproblemowa integracja z systemami FileMaker, WMS, ERP – dane trafiają tam, gdzie ich potrzebujesz.
• Mobilność i niezawodność – terminale Zebra działają w terenie, na magazynie, w biurze i pod namiotem – bez zakłóceń.

Jak pomaga MANUCO?

MANUCO to partner, który nie tylko dostarcza sprzęt Zebra, ale przede wszystkim projektuje i wdraża kompletne rozwiązania Auto ID – od analizy potrzeb po pełną integrację z systemem informatycznym firmy.

Tworzymy dedykowane aplikacje do ewidencji i zarządzania zasobami, które współpracują z urządzeniami Zebra w czasie rzeczywistym. Dzięki temu użytkownicy nie muszą się zastanawiać „co i jak zeskanować” – wszystko działa intuicyjnie, a dane spływają do systemu automatycznie.

Wspieramy również klientów w procesie inwentaryzacji, przeszkoleniu zespołu i rozwoju rozwiązania. W efekcie firmy zyskują pełną kontrolę nad zasobami i mogą podejmować trafniejsze decyzje – nie na podstawie założeń, ale realnych danych.